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Ventajas y Desventajas de los Sistemas Administrativos de Punto de Venta Imprimir E-mail

¿Es necesario? ¿Realmente lo necesita mi negocio? ¿Vale la pena la inversión realizada?, estas preguntas son frecuentes al momento de que el propietario de una empresa conoce alguno de los beneficios de implementar en su establecimiento, un sistema administrativo y de punto de venta; la incertidumbre es común, pues siendo sinceros, son sistemas que requieren una inversión económica que puede desestabilizar un negocio, sin embargo, si hoy me preguntan ¿vale la pena ¿ sin duda alguna, contestaría que sí. Lamentablemente algunos empresarios piensan que todas las organizaciones son iguales y que cualquier sistema podemos implementar en la empresa, sin embargo, es importante señalar que no todas las organizaciones a pesar que cumplen un objetivo común, pueden implementar el mismo sistema, debido a que sus procesos y procedimientos, son diferentes, por lo tanto, el sistema a implementar no puede ser el mismo.

Antes de tomar la decisión de implementar un sistema y decidir cuál es el mejor para la empresa, necesitamos entender lo siguiente:

Un sistema de punto de venta es un sistema compuesto por un software y hardware, que contiene un conjunto de procesos y procedimientos de almacenamiento y operación, que permite a las organizaciones mantener un control administrativo y operativo, al alcance de la mano; con la finalidad de generar una mejor administración de los recursos, tiempos y sobre todo, de la atención al cliente, pues definitivamente el implementar un sistema de punto de venta agilizará este proceso.

Después de realizar una investigación de campo con algunos hoteleros y restauranteros de la región Riviera Nayarita encontramos las razones principales por lo que las empresas se muestran renuentes a la implementación.

Como podemos observar en la gráfica, la razón más importante radica principalmente en los costos del software, hardware, capacitación y los gastos que implica el mantenimiento de la misma. El temor de estos inversionistas es completamente comprensible, ya que los costos a los que hacen referencia se encuentra en un rango aproximado de $50 y $100 mil pesos, dependiendo de la capacidad del establecimiento y el Hardware a implementar.

Para darnos una idea más específica del costo de estos sistemas presentamos una tabla con la cotización realizada por la empresa Softlan, donde menciona la descripción de los servicios y el hardware a implementar, así como el costo de manera unitaria y total. Es importante destacar que la cotización va en función a los servicios, pues el establecimiento ya contaba con el equipo necesario.

Como podemos observar el costo es bastante elevado, sin contar el costo del equipo que aproximadamente ronda entre los 50 y 80 mil pesos, dependiendo de las características, cantidad y capacidades de almacenamiento.

Para que un sistema pueda funcionar correctamente, necesitamos en hardware los siguientes elementos:

  • Terminales de punto de venta con procesadores de bajo consumo y alto rendimiento.
  • Periféricos, como impresoras de ticket y PDA de tpv registradora, pantallas y monitores táctiles para tpv, teclados programables, lectores de código de barras.
  • Puntos de información Multimedia para información al cliente de los servicios o productos ofrecidos.
  • Software de punto de venta.
  • Caja de conexión a puertos de serie o paralelo y de expulsión conectada al sistema de caja del software.
  • Lectores de tarjeta de crédito o débito conectada a un puerto del punto de venta para realizar los cargos.
  • Puntos de venta inalámbricos.
  • Dispositivos de captura de firma , para el pago con tarjeta.
  • Servidor para almacenar base de datos (si el establecimiento lo requiere) que proporcione una plataforma potente y permita manejar otras aplicaciones del negocio.

Entre los cuales difieren en características, materiales, procesamiento de información y capacidad operativa, sin contar la variabilidad de marcas que podemos encontrar en el mercado.

Retomando algunos de los requerimientos para poder implementar un sistema de punto de venta a la operación de un establecimiento, me gustaría hacer hincapié en el software de punto de venta, pues ahí reside la diferencia entre el buen o mal funcionamiento y el aprovechamiento del sistema en las operaciones de la empresa.

En la clasificación de software para estos sistemas, podemos encontrar una gama de marcas comerciales que mencionan tener las mejores herramientas y el interfaz más amigable para el manejo del mismo; sin embargo, debemos tomar en cuenta lo mencionado al inicio de este articulo; “No todas las empresas son iguales”. La mayoría del software comercial contiene las operaciones más comunes de los establecimientos, Sin embargo, no está por demás la opción de generar un software a la medida de la empresa, que le permitirá retomar las funciones necesarias y agregar aquellas que sean específicas de la organización. Las ventajas del software libre a la medida, no solo se fundamentan en cubrir las necesidades operativas reales de la empresa, si no también el costo. La compra de un software comercial como lo vimos en la cotización de la empresa Softland, varía entre los 25,000 y 60, 000 mil pesos y sorprendentemente el software a la medida se encuentra en un rango de 3,000 mil hasta 50 mil pesos, dependiendo las necesidades.

Por lo que antes de tomar una decisión, debemos poner en una balanza los beneficios que el software comercial y el software a la medida proporcionan.

Ahora hablemos de la parte favorable de estos sistemas; Los sistemas de punto de venta abarcan los procesos administrativos y operativos de las organizaciones; la empresa al momento de instalar y capacitar al personal podrá realizar operaciones como:

  • Contabilidad general
  • Control bancario
  • Cuentas por pagar
  • Cuentas por cobrar
  • Activos fijos
  • Control de inventarios
  • Compras
  • Facturación
  • Estadística de ventas
  • Administración de almacén
  • Pronostico de ventas
  • Puntos de venta
  • Facturación
  • Logística e importaciones
  • Caja chica
  • Presupuesto financiero
  • Nómina

Estos puntos permiten la integración del área comercial y de logística con el área financiera de la empresa, mantener la información actualizada, confiable, en línea y disponible para la toma de decisiones; realizar análisis gerenciales de la información para las múltiples tomas de decisiones y cubos predefinidos para áreas de ventas, inventarios, costos etc., llevar un control detallado del inventario en lotes y series, transacciones configurables y costeo , manejo robusto de los procesos de importación y venta, contar con múltiples medios de facturación y sobre todo y punto importante en el objetivo de este tipo de establecimientos ,la mejora del servicio al cliente, reducción de costos, comunicación ,y automatización de inventarios. (Páramo, 2010)

En general podemos resumir lo anterior en un mayor control de los procedimientos administrativos y operativos, que se verán reflejados en la buena administración de recursos y sobre todo en la atención de cliente más especializada.

Como podemos observar las ventajas de implementar un sistema administrativo de punto de venta traerá consigo múltiples beneficios de control , administración y obtención de recursos; lo que también es cierto, es que la inversión inicial es bastante alta pero cuenta con un tiempo de recuperación de 1 a 2 años d,e acuerdo a lo comentado por la empresa Softlan; una opción muy viable para que las empresas tomen la decisión de inversión, es solicitar una prueba , donde se someterán sus procesos y servicios al manejo de un software por al menos un mes , lo que le permitirá tomar una decisión más asertiva reduciendo los posibles errores.

Después de la investigación de campo y del análisis de las empresas que cuentan con un sistema administrativo de punto de venta, se nota que para tomar la decisión sobre la implementación de sistemas en su negocio usted debe tomar en cuenta algunos puntos indispensables implementación del mismo:

  • Verificar que la compañía puede cubrir los costos de compra, capacitación y mantenimiento.
  • Tomar en cuenta los costos ocultos que la tecnología traerá a través del tiempo.
  • Que los materiales de los periféricos sean los adecuados para la zona , alargando así el tiempo de vida del mismo.
  • Que el equipo tecnológico tenga la capacidad adecuada para el desempeño y carga operativa.
  • Incluir en la capacitación a usuarios, una capacitación para administradores del sistema, así reducirá los costos de mantenimiento y actualización.
  • Analizar que el software cumpla o cubra los requisitos necesarios y si no, solicitar uno hecho a la medida.
  • Demandar una prueba del sistema.
  • Pedir referencias de la empresa.
  • Verificar la situación legal y registro del sistema.
  • Definir si serán redes cableadas o redes inalámbricas.

Al final debemos de recordar que el mundo comercial de servicios ha iniciado en esta nueva revolución tecnológica y omitir ese cambio dentro de la empresa es simplemente quedarse atrás; sin embargo debemos conocer nuestra empresa y saber cuándo es el momento adecuado para la implementación del mismo.

 

Autores:

M.A.N.M  Amparo Jazmín meza Gutiérrez
Chef. Laura Martinez Páramo
Chef Liz Dalia Flores Castañeda


 

 
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